GoBD konforme Software
Seit Anfang des Jahres 2017 ist es für alle Händler Pflicht geworden, eine GoBD konforme Registrierkasse zu betreiben. Wer diese Anforderung immer noch umgesetzt hat, muss jetzt dringend aktiv werden.
Wer jedoch meint, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD würden nur Händler und Einzelhandelskaufleute betreffen, der irrt gewaltig und unterschätzt die Regelwut unserer Finanzbeamten im Bundesfinanzministerium.
Die GoBD Regeln gelten für alle Selbständigen und Unternehmen, egal wie groß das Unternehmen ist. GoBD konforme Buchhaltung müssen nicht nur große Firmen betreiben, sondern auch Solo-Selbständige und Kleinunternehmer.
Denn neben der Klarstellung, dass alle Kassenbelege, die eine Registrierkasse erzeugt, automatisch der Aufbewahrungspflicht unterliegen, verlangt die GoBD Regelung auch, dass alle sonstigen erzeugten Daten unveränderlich aufbewahrt werden. Während der Aufbewahrungsfrist, in der Regel sind das 10 Jahre, müssen die Daten vollständig, jederzeit verfügbar und lesbar und maschinell auswertbar abgelegt werden.
Aktiv werden!
Dies bedeutet besonders für Kleinunternehmer, dass sie jetzt unverzüglich aktiv werden müssen.
| Buchhaltungssoftware |
Archivierungssoftware |
Denn ohne eine entsprechende GoBD konforme Buchhaltungssoftware und ohne eine Archivierung der Daten geht es jetzt nicht mehr.
Vorsicht bei Word & Excel!
Spezielle GoBD konforme Buchhaltungssoftware macht es dir leicht, ab sofort deine steuerrelevanten Unterlagen GoBD sicher zu erzeugen. Vor einer Steuerprüfung brauchst du keine Angst zu haben. Darüber hinaus erleichtert die Buchhaltungssoftware das erstellen deiner Angebote, Lieferscheine und Rechnungen.
Das Erstellen von Rechnungen mit Word und Excel
ist nicht mehr wie bisher möglich!
Die mit den Office Programmen aus dem Hause Microsoft erzeugten Belege sind nachträglich änderbar. Deshalb genügen Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, die mit Word, Excel und ähnlichen Programmen ausgestellt werden, nicht den GoBD Anforderungen.
Nur wer diese Dokumente mit einer speziellen Archivierungssoftware unveränderlich speichert bzw. Veränderungen an diesen steuerrelevanten Unterlagen nachvollziehbar elektronisch dokumentiert, ist auf der sicheren Seite!
Wer weiterhin allein mit Word und Excel seine Rechnungen schreibt, der sitzt in der GoBD Falle. Im Falle einer Steuerprüfung können alle die Rechnungen und anderen Belege als nicht GoBD konform eingestuft und damit die gesamte Buchführung in Frage gestellt werden.
Was dann folgt ist wenig angenehm: Steuerschätzung und Verlust des Vorsteuerabzugs. Das wird auf jeden Fall teuer.
Das Ganze noch einmal zusammengefasst:
- Am 31.12.2016 ist die letzte Frist abgelaufen
- Seit dem 01.01.2017 muss jeder Selbständige und jedes Unternehmen GoBD konform arbeiten. Das betrifft auch Kleinunternehmer.
- Word und Excel allein sind nicht GoBD konform
- Rechnungen, Angebote und Lieferscheine möglichst mit einer GoBD konformen Buchhaltungssoftware erstellen
- Die GoBD Regelungen betreffen auch andere Bereiche, wie Lohnbuchhaltung, Fakturierung und Anlagenbuchhaltung
- Neben Ausgangsbelegen sind alle auch Eingangsbelege, die bspw. per E-Mail kommen, GoBD konform abzulegen
- Alle erzeugten und erhaltenen steuerrelevanten Daten müssen vollständig, jederzeit verfügbar und lesbar und maschinell auswertbar abgelegt werden
- Die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen beachten
Papierloses Büro
Das papierlose Büro, wie aus Gründen des Umweltschutzes immer wieder gefordert, wird durch GoBD jedoch nicht möglich. Zwar genügt es jetzt, alle Belege elektronisch zu speichern und Rechnungen beispielsweise nur per E-Mail zu versenden. Doch die „Füchse“ im Bundesfinanzministerium haben natürlich eine Hintertür in die GoBD Regeln eingebaut. Dort heißt es sinngemäß, dass alle anderen Regelungen und Vorschriften trotz GoBD natürlich weiterhin beachtet werden müssen.
Wenn du deine Rechnungen ausdruckst und per Post an deine Kunden versendest, dann musst du diese Papierrechnungen auch weiterhin für – in der Regel – 10 Jahre aufbewahren.
Steuerberater
Wenn du jetzt immer noch Fragezeichen in den Augen hast, dann mach einen Termin bei deinem Steuerberater! Nur kennt dich und dein Unternehmen perfekt. Und nur der kann und darf rechtsverbindliche Auskünfte geben.